Memória do Arquivo do Instituto Histórico e Geográfico de Sergipe

Detalhe da capa de Guia do Arquivo do IHGSE. IHGSE (2009). Hermerson de Menezes.

A idéia de constituir um arquivo já estava presente na primeira configuração do IHGSE. Foi proposta pelos estatutos de 1912 e mantida nas demais formatações (1917, 1950, 1967 e 2004). Desde a fundação do grêmio, esse elemento da estrutura administrativa sofreu algumas alterações sob o ponto de vista da vinculação, subordinação e hierarquia no organograma da casa, mas a sua relevância não foi questionada. Do mesmo modo que a biblioteca e o museu, o arquivo auxiliava no cumprimento dos principais objetivos do IHGSE: reunir material para o estudo da história e da geografia de Sergipe.

Sobre a constituição do seu acervo, pouco se sabe além do que informam as atas e os relatórios dos presidentes e secretários do Instituto. Pode-se, entretanto, conjeturar que eram tênues as diferenças entre os conjuntos do museu, biblioteca e do arquivo. Tais setores funcionavam como repositório de fontes entendidas como históricas e lugar de culto à memória local. Eles recolhiam toda espécie de “troféus” e de relíquias que pudesse reforçar a legitimidade do IHGS como guardião e promotor do sentimento pátrio.

Por isso, não encontramos indícios de que a “bala do drestroier Sergipe”, um calendário de 1820, um diploma de bacharel, emitido por uma universidade francesa em 1842, uma fotografia de político renomado, um recorte de jornal etc. estivessem situados em compartimentos separados, pelo menos até a administração da professora Thetis Nunes. Ainda em 2004, encontramos fotografias, diplomas e cartas nas paredes do museu, do mesmo modo que há livros impressos e exemplares de jornais no conjunto documental denominado como arquivo.

Julgamos que essa frágil distinção esteve relacionada, tanto às práticas arquivísticas difundidas no Estado, quanto ao modelo de biblioteca em vigor no final do século XIX e no início do século XX - a Biblioteca Pública Estadual mantinha uma sessão de manuscritos (ou uma sessão de arquivo). O outro fator tem ligação estreita com as formas de composição do acervo. Os sócios doavam aquilo que se lhes parecia legítimo como fonte de lembrança e como monumento para a história de Sergipe. Eram peças avulsas, de suporte vário e temáticas as mais distantes umas das outras, que por expedientes diversos estavam sob a guarda deste ou daquele membro do grêmio: documentação da vida pessoal do sócio, documentação de famílias consideradas tradicionais em Sergipe, documentação exarada por órgãos públicos – câmaras municipais, executivo provincial e de cartórios.

A essa prática colecionista – do sócio e, em segunda ordem, do Instituto – pode-se juntar um outro tipo de aquisição: a produção documental gerada pela atividade do próprio Instituto, notadamente da sua diretoria e das comissões permanentes. Quanto ao acervo da diretoria, observa-se uma certa organicidade, uma vez que o funcionamento da casa exigia a manutenção de algumas rotinas, tais como: lavratura de atas, organização da correspondência, pagamento de despesas e elaboração de relatórios.

Sobre a produção das comissões, entretanto, não há muita informação, nem dossiês identificados. Além dos originais remetidos à Revista – o que faz supor terem pertencido às comissões da Revista ou de Divulgação –, há centenas de peças entre inventários, testamentos, correspondência oficial, artigos, recortes de jornal, das quais não se tem como identificar a forma de entrada no acervo a que chamamos hoje arquivo. Podem ter pertencido á comissão de manuscritos, à de história, à de geografia, remetidos como doação ou transferidos informalmente da seção de manuscritos da Biblioteca Pública, hoje, Biblioteca Estadual Epifânio Dória, para o IHGSE. Sabemos que Epifânio Dória, secretário perpétuo do Instituto, exerceu concomitantemente e por muitas décadas as funções de Diretor da Biblioteca Pública e da Biblioteca/Arquivo do IHGSE.

Uma terceira e última possível forma de entrada são os conjuntos documentais produzidos ou acumulados por alguns sócios ao longo de suas vidas. Nesse formato se enquadram Armindo Guaraná, Fernando Porto, Ivo do Prado,  João Reis, José Calazans, José Figueiredo Lobo, Manuel dos Passos de Oliveira Telles, Padre Aurélio, Urbano Neto e o próprio secretário Epifânio Dória. O perfil de todos esses fundos também é plural. Há correspondência ativa e passiva, documentação pública empregada como fonte histórica, manuscritos, autógrafos e livros, folhetos impressos, recortes de jornal e fotografias.

Ainda não conhecemos as práticas arquivísticas de Epifânio Dória, mas da administração da Professora Thetis Nunes, há o relato de Luis Fernando Ribeiro Soutello que tentou dar uma lógica a essa massa documental. O seu trabalho consistiu na identificação de todas as peças, contidas em todas pacotilhas e caixas (do nº 1 ao nº 38) e no agrupamento de determinadas unidades documentais – uma, duas, cinco caixas – sob determinados títulos, por exemplo: “Coleção José Calazans”, “Assembléia Provincial”, “Testamentos”,  “Manuscritos” e “Diversos”.

Assim, com esse arranjo primário de documentação privada, pública, espécie documental etc., o acervo arquivístico do IHGSE tem sido consultado há dezoito anos aproximadamente, contando com um instrumento de pesquisa rudimentar, embora bastante eficiente – uma pasta classificadora com listagens do conteúdo das caixas. A documentação está enumerada e as peças estão encartadas em papel almaço. São 38 unidades documentais que somam, aproximadamente, 7m lineares. Registre-se também a existência de dois catálogos que descrevem a documentação organizada por iniciativas particulares, como a de Padre Aurélio de Almeida e as fotografias dos intelectuais sergipanos, organizados respectivamente, pelos professores José Ibarê da Costa Dantas e Jackson da Silva Lima,

Em maio de 2004, a graduanda de Licenciatura em História (UFS), Fernanda Cordeiro de Almeida, orientada pelo Professor Francisco José Alves (DHI/UFS), encerrou um trabalho de revisão do instrumento de pesquisa elaborado pelo Professor Soutello. Fez correções, aprimorou a formatação do texto, acrescentou índice onomástico e traçou um perfil do acervo sob o ponto de vista dos temas enfocados, espécies e suportes documentais. O trabalho excluiu a lista identificadora das caixas e deixou numeradas as 3.099 peças das 38 caixas em seqüência contínua.

Com a posse da nova Diretoria, o serviço de desmontagem de depósitos foi providenciado. Nessas realocações de acervo – iconografia, livros, objetos de museu, manuscritos, etc – muita documentação arquivística foi localizada e tombada. Também o acervo referente à administração da casa foi contabilizado (de caráter permanente) e reagrupado. Foram ainda incorporados ao acervo geral, os conjuntos doados por Armindo Guaraná e por Fernando Porto, que estavam armazenados em armários de madeira e pastas suspensas no museu e sala da presidência, respectivamente. A documentação do General Lobo, acondicionada originalmente em 3 baús, foi transferida para caixas-arquivo, bem como algumas peças encontradas durante a desmontagem dos depósitos, identificadas posteriormente como originais de Manoel dos Passos de Oliveira Telles e de Epifânio Dória. Essas providências fizeram com que o conjunto até então conhecido de trinta e oito unidades de arquivamento saltasse para 421 caixas.

A brusca ampliação do acervo arquivístico e a intenção de organizá-lo segundo as orientações da arquivística moderna – o respect des fonds (ou princípio da proveniência) – obrigaram-nos a tomar as seguintes providências nos últimos quatro anos: identificação de fundos e elaboração de um plano de classificação; ordenação dos conjuntos documentais (arranjo); intervenção nas formas de acondicionamento do acervo, tanto o já conhecido (as 38 caixas) como aquele que estava em processo de identificação (383 caixas); descrição dos dados contidos nas séries, sessões e fundos; e a elaboração de instrumentos de pesquisa. As duas últimas etapas – descrição e elaboração de instrumentos de pesquisa – ainda estão em curso e se demorarão por aproximadamente quatro anos, com os atuais recursos materiais e de pessoal do IHGSE.

O Guia que agora se publica, é o resultado do trabalho de dezenas de pessoas, entre bolsistas do curso de licenciatura em história da UFS, estudantes voluntários que lá fizeram suas monografias de conclusão de curso e dos profissionais que atuam há duas décadas nos serviços de difusão da casa. Nossos agradecimentos, portanto, às instituições que financiaram parte dos trabalhos – Prefeitura Municipal de Aracaju e Universidade Federal de Sergipe –, aos sócios João Fontes de Faria, Luis de Eduardo Magalhães, João Gomes Cardoso Barreto e aos trabalhadores responsáveis pela empreitada: Verônica Maria Meneses Nunes, Gustavo Paulo Bomfim, Ângela Nickaulis Aragão, Valdenir Silva Santos, Fernando dos Anjos Renovato, José Carlos de Jesus, Polyanna Aragão, Amanda Steinbach, Sayonara Rodrigues Nascimento, Ana Maria Pinto Neta, Maria Fernanda dos Santos,  Hermeson Alves de Menezes, Analice Alves Marinho, José Alberto Caldas Júnior, Maurício dos Reis Santos, Isabela Costa Chizolini, Ana Cláudia Rosa Nunes, Rita Leila Cardoso, Marcela Menezes, Lívia Santana Guimarães e Bárbara  Barros de Olim.

Este instrumento de pesquisa é destinado aos pesquisadores, aos nossos colaboradores e à comunidade sergipana em geral. Ele fornece uma visão geral da documentação custodiada pelo IHGSE, as formas de melhor acessá-la e de auxiliar à instituição na sua manutenção. O Guia é também uma amostra bastante representativa do acervo da instituição e do esforço empreendido  pela diretoria da casa, nos últimos quatro anos, para bem cumprir os objetivos fundamentais do grêmio: preservar a memória e viabilizar a elaboração de estudos históricos e geográficos sobre o Estado de Sergipe. 

Aracaju/Se, junho de 2007.

Itamar Freitas

Diretor da Biblioteca e do Arquivo do IHGSE

Para citar este texto

FREITAS, Itamar. FREITAS, Itamar, MENEZES, Hermeson, ALVES, Marinho, CALDAS JÚNIOR, José Alberto, NUNES, Ana Cláudia, CHIZOLINI, Isabela, SANTOS, Maurício, NASCIMENTO, Sayonara. Guia do Arquivo do IHGSE. Aracaju: IHGS, 2009. pp. 9-13.